苦情の手紙のサンプル

状況、製品、またはサービスに不満がある場合は、正式なビジネス苦情の手紙を書くことがそれに対処する1つの方法です。ここに記載されているサンプルレターの1つを出発点として使用してください。選択したものをクリックするだけで、編集、保存、印刷できるPDFを開くことができます。これを見る印刷物のガイド支援が必要な場合。

悪い製品に関する苦情の手紙の例

欠陥のある製品や品質の悪い製品を購入し、問題を解決するための努力が失敗した場合、次のステップは、返金または交換を求める手紙を会社に書くことです。理想的には、店舗は欠陥のある製品や期待どおりに機能しない製品を交換します。ただし、それが常に発生するとは限りません。企業がそうしないとき顧客の苦情を適切に処理する最初は、法的措置を講じたくない限り、苦情の手紙を書くことが唯一の頼みの綱かもしれません。

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不良品の苦情レター

この手紙のレイアウトに従うだけですが、独自の詳細を追加してください。

左上：あなたの名前、住所、電話番号。メールアドレスも含めることをお勧めします。目標は、応答を取得することであり、忙しいエグゼクティブが応答しやすくするほど、より良い結果が得られます。
連絡先の人の名前、会社名、通り、都市、州、郵便番号を別々の行（スペースなし）に入力します。
あなたの敬礼を追加します。可能であれば、ここで具体的に説明してください。「DearSir」の代わりに「DearMr.Jones」を使用してください。
あなたが忠実なまたは初めての顧客であるという事実から始めてください。例：「私は20年間忠実な顧客であり、あなたの製品の多くを購入しました。」
製品がどのように失敗したかという事実を続けます。できるだけ具体的にしてください。アイテムを購入した日付、支払った金額、期待に応えられなかった時期と方法を含めてください。
問題を解決するために行った手順を説明してください。例： '4月5日、Example CityストアのRogerに連絡し、払い戻しを依頼しました。彼は私に返金をすることを拒否した。その人が非常に失礼だったとしても、単に言われたこと/行われたことの事実に固執し、感情をそこから除外してください。
最後に、最後の段落を開始し、見返りに何が欲しいかを説明します。たとえば、製品を交換したり、払い戻しをしたりしますか？
手紙を閉じて、名前と署名を追加します。

貧弱なサービスについての経営陣へのサンプルレター

レストランでの食事などのサービスにお金を払うとき、あなたは素晴らしいカスタマーサービスを期待します。残念ながら、これは常に発生するとは限りません。サービスがひどい場合は、返金または交換サービスを受ける資格があると感じるかもしれません。結果が得られずにマネージャーと話をした場合は、貧しい人々についてサービスプロバイダーに正式な苦情の手紙を書く時期かもしれません顧客サービスあなたは受け取った。

貧弱なサービスの苦情の手紙

あなたの状況に合わせて手紙をカスタマイズしてください。

ページの左上隅にあなたの名前と連絡先情報を書いてください。
連絡する相手の名前（できれば地域のマネージャー、所有者、またはCEO）、会社名、住所を含めます。
敬礼を追加します。例：親愛なるジョーンズ氏：
施設を訪問した理由を説明してください。一例として、お気に入りのレストランの1つであるため、定期的に食事をします。
発生した問題を説明してください。たとえば、誰かが注文を取りに来る前に1時間座っていた、注文が間違っていた、ウェイトレスがあなたに呪われたなどです。
払い戻しまたは交換をリクエストします。あなたがレストランで食事をした場合、彼らがあなたに適切な価値のギフトカードを送ってくれるなら、彼らにもう一度チャンスを与えることを提案したいかもしれません。
あなたの名前と署名で手紙を閉じます。

従業員の苦情の手紙の例

職場で深刻な問題を抱えている場合は、上司や会社に懸念を表明する苦情の手紙を書いてください人事マネージャーは二重の義務を果たします。まず、上司または人事担当者が状況を解決するのに役立ちます。第二に、特に問題があなたの仕事に影響を与えている場合や他の従業員があなたに嫌がらせをしている場合、それはあなたの仕事を保護することができます。

雇用主の苦情の手紙

この記事の他の例とは異なり、雇用主への手紙はおそらく内部通信を介して電子メール形式で送信されます。苦情を紙に書くことを好む場合は、他の手紙よりも形式的ではないようにしてください。このタイプの手紙を書くときはプロの口調とフォーマットを使用するのは良い考えですが、あなたの連絡先情報とあなたの雇用主の名前と住所を含める必要はありません。あなたは使用したいかもしれませんメモ形式ドキュメントは社内にあるためです。

手紙に日付を記入します。これは、HRに表示して仕事を保護するために必要な場合に重要です。
敬礼から始めましょう。あなたが通常彼と呼ぶものをあなたの上司に呼んでください。関係が正式なものである場合は、たとえば「DearMr.Jones」から始めます。関係が非公式である場合は、「DearJim」のようなものを書くことは許容されます。
最初の段落の要点を正しく理解してください。あなたが手紙を書いている理由と、問題があなたの仕事に影響を与えていることを彼または彼女に伝えてください。特にトピックが他の従業員による嫌がらせや個人的な対立である場合は、感情を排除し、事実のみを述べてください。
状況をどのように解決できると思うかを説明しますが、他の解決策について話し合う用意があることを上司に知らせます。
最後の段落で、あなたが良い仕事をしたいことと、問題があなたの仕事に影響を与えている理由を説明してください。サンプルレターでは、労働者は、不足が彼女の仕事をうまく遂行する能力に影響を与えているため、より多くの従業員を自分の部門に追加するように要求しています。手紙は、彼女が問題について話し合うために上司との会議を喜んでスケジュールすることを述べることで終わります。
手紙に署名し、あなたの名前を追加して終了します。

効果的なビジネス苦情の手紙を書くためのヒント

怒りや脅迫の手紙は効果がありません。あなたが話している人は、欠陥のある製品を作った会社の所有者ではなく、あなたを助けるために雇われた顧客サービス担当者であるかもしれないことを覚えておいてください。落ち着いて集中することはあなたの最大の利益です。

あなたの手紙を特定の人に宛ててください。 ザ・ニュージャージー州司法省消費者に、Standard＆Poor's Register of Corporations、Directors andExecutivesまたはThomasRegister of American Manufacturersを調べて、会社のCEOの住所と名前を見つけるようにアドバイスします。会社のウェブサイトもご覧ください。
連絡先情報を含めてください。 あなたの名前、住所、電話番号を手紙の上部に追加して、会社が可能な解決策についてあなたに連絡できるようにします。
領収書のコピーを含めます。 また、苦情に関するその他の関連文書も含めてください。すべてのオリジナルを保持します。
苦情の手紙には標準的なビジネスフォーマットを使用してください。 これには、各段落の間に2つのスペースがあり、インデントがない、単一のスペースでブロックされた段落が含まれます。
手紙の上部に日付を追加します。 これにより、忙しい経営幹部は苦情が届いたときにすぐに確認できます。
効果のために真実を伸ばさないでください。事実に固執するだけです。 誇張されているように聞こえる場合、読者はあなたを信じていない可能性があり、あなたを助けることを躊躇します。
手紙は短くしてください。 幹部は忙しい人です。手紙を長くしすぎると、受信側の人が手紙を読み終えない場合があります。
あなたの手紙をタイプしてください。 それはより専門的に見え、読みやすくなります。メールで送信される手紙は、メールを送信するよりも重要であることに注意してください。

事件から1週間以内、または製品が機能しなくなったときに、手紙を書いて送ってください。封筒の外側を、手紙の宛先となった人の注意を引くように宛てて、右の机に届くようにします。

懸念を表明する

苦情がある場合は、遠慮なく声を聞いてください。ほとんどの企業は、あなたを顧客として維持できるように、物事を正しくすることに関心を持っています。問題が解決している場合でも、専門的かつ合理的に行動する限り、丁寧に発言することをお勧めします。あなたの状況に合わせてカスタマイズされた正式なビジネス苦情の手紙を書くことは、そのような状況でのベストプラクティスと見なされます。