従業員の規律を書面で文書化することが重要です。サンプルの従業員懲戒メモを使用して独自のメモを作成すると、専門的かつ明確な方法で言わなければならないことを言う言葉を見つけるのに役立ちます。ただし、懲戒メモテンプレートを使用する場合は、完成したドキュメントが会社のポリシーに準拠しており、標準のビジネスメモ形式に従っていることを確認してください。
従業員懲戒メモのサンプル
懲戒メモを書く必要がある場合は、以下のサンプルドキュメントをガイドとして使用することを検討してください。もちろん、あなたが扱っている特定の状況に基づいてあなたのニーズを満たすように編集する必要がありますが、それは良い出発点を提供します。画像をクリックして、印刷可能なPDFテンプレートを別のウィンドウで開き、ハードドライブに保存します。変更を保存するために適切な情報を入力すると、メモの最初のドラフトが作成されます。ドキュメントの操作で問題が発生した場合は、こちらをご覧くださいAdobeprintablesのガイド。
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懲戒メモのサンプルをダウンロードするには、クリックしてください。
懲戒メモの目的
懲戒メモは複数の目的を果たします。まず、特定の従業員のパフォーマンスの低下または容認できない行動に関する警告を文書化します。第二に、それは問題を修正するための雇用主の試みと取られたすべてのステップを文書化します。第三に、それは行動の結果として取られるべき結果および/または規律を文書化します。懲戒メモには、問題が修正されない場合の職の喪失など、将来の結果への推論を含めることもできます。
執筆のヒント
従業員の懲戒メモに適切な言葉を見つけるのは難しい場合があります。特に、対立を避けたい場合はなおさらです。あなたが始めるのを助けるために、対処しなければならない問題行動または従業員の職務遂行能力の側面のリストを作成してください。このリストは、メモに焦点を合わせ続けるのに役立ち、違反を明確に定義するためのアイデアと、会社の対応を提供します。メモ全体を通して専門的な口調を維持し、特定の問題とそれに関連する結果に焦点を当てることを確認してください。
懲戒処分を受けている従業員にメモを渡す前に、弁護士に文書の作成を手伝ってもらうか、少なくとも内容を確認することをお勧めします。これは、状況が将来の解雇につながる場合に回避可能な問題につながる可能性のある不幸な言葉がメモにないことを保証するのに役立ちます。
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懲戒/カウンセリングフォームのサンプル
状況によっては、懲戒メモの代わりに、またはそれに加えて、懲戒/カウンセリングレポートを使用することが有益な場合があります。これは、特定の問題の動作を文書化し、問題を修正するために実行する必要のあるアクションを詳細に説明する構造化された方法を提供する記入フォームです。このタイプのフォームを使用すると、パフォーマンス関連の問題と行動上の問題の両方を含む、あらゆる種類の懲戒問題について従業員とコミュニケーションをとるときに使用する一貫したフレームワークが提供されます。これは、懲戒問題についての最初の会話中によく使用され、問題が継続するか、さらにアクションが必要になるまで悪化すると、メモが続きます。
懲戒/カウンセリングフォームテンプレート
従業員との懲戒および/またはカウンセリングの会話を文書化するために使用できる標準フォームが必要な場合は、以下に提供されているテンプレートが優れた出発点です。メモと同様に、画像をクリックして編集可能なPDFドキュメントをダウンロードします。それを保存し、目的に合わせてカスタマイズします。規律やカウンセリングに関する従業員との会話のドキュメントが必要なときはいつでも、記入フォームとして使用できます。
懲戒/カウンセリングフォームをダウンロードするにはクリックしてください。
サンプルパフォーマンス改善計画
最初のカウンセリングで状況が解決しない場合に会社の手順に正式な改善計画の実装が含まれる場合は、標準のパフォーマンス改善計画（PIP）も必要になることがあります。その場合は、このパフォーマンス改善計画テンプレートを、そのような状況で使用する標準のPIPフォームを作成するための開始点として使用してください。
懲戒フォームに関する考慮事項の作成
フォームに関連する書き込みはメモよりも少なくなりますが、問題の動作と実行する必要のあるアクションに関する具体的な詳細を入力する必要があります。メモと同様に、専門的かつ客観的な方法で問題と期待される結果を明確に伝える必要があります。
上司がこれらの文書に記入している状況では、従業員と連絡を取る前に、会社のHR専門家にそれらをレビューしてもらうのが賢明です。特に重大な違反や問題が関係している場合は、フォームの最終版を法律顧問に確認してもらうことをお勧めします。場合によっては、記入済みのフォームを従業員と共有する前に、雇用法の弁護士に確認してもらうこともお勧めします。
手作業で懲戒通知を提出する
従業員の規律に関連する正式なコミュニケーションの場合は、ドキュメントを直接受信者に手渡しするのが最善です。これにより、従業員が受け取ったことがないと言うのを防ぎ、メモやフォームが配信されたときに状況について話し合う機会が提供されます。懲戒通知を受け取ったことの確認書に従業員に署名してもらうのが賢明です。この確認は、従業員の人事ファイルに配置する必要があります。
ドキュメントの価値
懲戒プロセス内の各ステップを文書化することが重要です。叱責が口頭でのみ行われると、詳細が歪んだり忘れられたりする可能性があります。書面でそれを入手し、将来の参照のために文書をファイルに保管してください。警告に耳を貸さず、パフォーマンスを改善したり、否定的な行動を変えたりしないために従業員が最終的に解雇された場合、よく書かれた文書は、従業員の改善を支援するための雇用主による真の試みを反映しており、 't。
解雇された労働者が弁護士を雇うことを決定し、何らかの方法で差別されたと主張する場合、懲戒文書は、従業員に十分な警告と変更の機会が与えられ、パフォーマンスが改善されなかった場合に起こりうる結果を知っていたという確固たる証拠を提供します。法廷に持ち込まれた場合、文書には、どのような手続きが取られたか、従業員に警告された回数、および行動の変更によって問題が解決されなかった場合に職を失うリスクがあることを彼らが知っていたという事実が明確にされています。
